仕事の効率化というと、
AI活用やタスク管理、時短テクニックなどに目が向きがちです。
もちろん、それらも大事です。
ただ、実際にビジネスパーソンの時間を大きく奪っているものがあります。
それは、「会議」です。
会議は、出席している1時間だけで終わりません。
準備や事後作業まで含めると、非常に大きな時間を使います。
だから、
「会議との付き合い方」
はかなり重要です。
まずは、「不要な会議に出ない」
効率化の一丁目一番地は、
「不要な会議に出ないこと」です。
会議は、1時間で終わっても、
・事前準備
・移動
・集中力の切り替え
・会議後の整理
まで含めると、かなり大きなコストになります。
しかも、人数が増えるほど、会議は曖昧になりやすい。
「とりあえず共有」
「念のため参加」
という会議が増えると、1日のかなりの時間が持っていかれます。
そして、会議の怖いところは、“出席時間”だけではありません。
会議に出れば出るほど、
「これお願いできますか？」
「一度調べてもらえますか？」
という宿題も増えていきます。
つまり、不要な会議に出ないことは、
「未来の作業を増やさない」
という意味でも重要なのです。
「宿題を安易に受けない」
とはいえ、当然ながら、出なければならない会議もあります。
では、そうした会議に出る時、何を意識すべきか。
それは、
「宿題を安易に受けないこと」
です。
特に真面目な人ほど、
・とりあえず引き受ける
・頼まれると断れない
・相手をがっかりさせたくない
・上位者に作業を頼めない
となりがちです。
ですが、宿題は、“未来の自分の時間”を使う行為です。
しかも、一度引き受けると、
「ついでにこれも」
「せっかくなのでこちらも」
と、どんどん膨らむことがあります。
だからこそ、
・その場で決められないか
・今ここで確認できないか
・本当にそこまで必要か
・自分以外の適切な人がいないか
を意識する。
つまり、
「会議後、自分がどれだけ消耗するか」
まで含めて、会議と付き合うことが大切です。
「そこまでやる必要ありますか？」
「まずはここまででよくないですか？」
「目的は何でしたっけ？」
と、参加者に留意を促すべきです。
「いい人」でいること止め、
会議をコントロールすることです。
「宿題をもらうべき時」もある
ただし、宿題は悪者ばかりではありません。
むしろ、戦略的に“宿題をもらいにいく”べき場面もあります。
例えば、
・なかなか会えない客先の役員
・まだ信頼関係を築けていない上位者
・関係を深めたい重要顧客
こうした相手との会議です。
なぜなら、
信頼感は、接触回数に比例するからです。
特にBtoBでは、
「何を話したか」以上に、
「何度やり取りしたか」
の方が、信頼形成に効くことがあります。
だから、あえて「自分の」宿題を「作る」。
そして、
「では次回、それをご説明します」
と、自然に次回アポイントにつなげるのです。
宿題は「戦略」的に考える
宿題を全部なくすべき、という話ではありません。
重要なのは、
「その宿題は、本当に必要か？」
「その宿題は、何を生むのか？」
を考えることです。
時間を奪うだけの宿題もあれば、
信頼関係を作る宿題もあります。
「どの宿題を受けるか」
実はそれが、
ビジネスパーソンの腕の見せ所です。
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